在十八世紀或作坊手工業時代，制做一件成品往往工序很少，或分工很粗，甚至從頭至尾是一個人完成的，其人員的培訓是以學徒形式通過長時間學習與實踐來實現的。隨著工業革命的興起，生產規模不斷擴大，產品日益復雜，分工日益明細，品質成本急劇增高，各工序的管理日益困難。如果只是依靠口頭傳授操作方法，已無法控制制程品質。采用學徒形式培訓已不能適應規模化的生產要求.因此，必須以作業指導書形式統一各工序的操作步驟及方法。
1. 減輕SOP管理工作負擔，提高企業協同
2. 目視管理，提高企業形象與現場管理水平
3. 電子存儲，不占用實際空間，提高SOP檢索效率
4. SOP文件安全管控，權責明晰
5. 網絡傳輸，換線速度提高
6. 無紙化作業，降低企業成本
