GEM-8001S：無紙化會議系統軟件

無紙化會議服務器管理軟件功能說明：

無紙化會議系統的管理軟件，可在windows系統、麒麟系統、linux系統、統信系統中安裝運行。管理的終端軟件可在windows系統、Android系統、鴻蒙系統、麒麟系統、linux系統、統信系統等市面常見應用系統中安裝運行。無紙化終端可實現跨系統操作。系統支持多個會議室、多個會議的同時管理，通過可視化的頁面交互方式，使會議預約、會議配置、議題設置、座次預設操作更加高效，提高無紙化會議的創建、配置的效率，提升會議過程中信息交互、資料管理和會議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。并且，具備會務管理能力，拓展普通為會議室使用時，無需重復建設。

系統管理功能

(1) 組織管理：公司的組織架構具有上級部門、下級部門及上級管理下級的業務需求，系統采用樹形結構可以無限級的子節點操作，實現與企業部門或機構的真實對應。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶對應關系設置。同時，系統還具備與OA系統、釘釘、企業微信等平臺數據自動同步功能。

(2) 角色管理：系統中認定角色是一組用戶權限的合集，具有權限操作、訪問特定資源的行為。系統默認定義角色：超級系統管理員、會議管理員、普通用戶。超級系統管理員主要操作功能：用戶管理、組織管理、會議室管理、會議室終端管理等；會議管理員主要操作功能：創建會議、配置會議、設備管理、統計分析等；普通用戶主要操作功能：通過日歷方式展示會議日程安排，查詢會議信息、會議資料、參會人員等。

(3) 用戶管理：系統管理員可通過用戶管理功能，通過信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶錄入或導入系統，可將用戶與組織關聯。系統具備、用戶姓名檢索數據的功能；系統通過標準化數據對接模板，與使用單位的用戶信息匹配后，通過Excel模板進行用戶信息導入。

(4) 會議室類型管理：當使用單位的會議室數量繁多、功能復雜的情形時，需要通過會議室類型對會議室的通途進行標注描述。系統默認配置洽談室（5人以下無無紙化終端）、小會議室、中會議室、大會議室、視頻會議會議室等會議室類型，同時可勾選是否屬于無紙化會議室。創建會議室的時候可以選擇會議室類型作為篩選條件，便于創建會議時、會議室維護時的快速定位會議室。

(5) 會議室管理：支持多個會議室管理，系統對會議室的基本信息、資產信息、會議室內固定資產進行統一的管理和維護。系統內置可視化組件，實現會議室的布局、固定資產擺放、無紙化終端配置等功能。根據會場平面圖設置會議室布局位置，提供桌子、椅子、大門、終端、無紙化終端等控件，可按照會場實際位置進行布局；在會議預約時，使用可視化的方式為參會人員進行排位，可隨時位置調換；

(6) 設備對接：會議室可對接智能設備，例如空調、溫濕度傳感器、新風、中控、門禁、燈光、占空等各類設備，對接后可設置關聯設備是否根據會議情況自動開啟、自動關閉。

(7) 終端管理：無紙化會議系統具備較強的終端兼容能力，系統適配無紙化會議終端、會議信息顯示終端、侯會信息播報終端、會議服務交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會議標語終端。所有的終端在通過管理軟件能自動尋找主機并進行控制管理，實時顯示終端的聯機狀態、運行狀態。與會議室綁定后，通過可視化設計器頁面，可以配置終端的顯示內容、顯示背景。終端可進行分組，實現對一組終端的批量化操作應用。

(8) 歡迎界面管理：當會議啟動后，無紙化會議終端屏幕所顯示的會議歡迎致辭。通過系統管理頁面利用可視化組件實現對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個會議室設置一個不同的歡迎界面，滿足會議室日常開會不同主題顯示定制化歡迎致辭的業務需求。

(9) 電子桌牌：電子桌牌用于替代會議室內的塑料夾紙質的桌牌，使參會人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個會議室設置不同的顯示界面。

(10) 會議標語管理：會議標語用于召開無紙化會議時大屏幕的默認橫幅標語內容的投放，避免會議室內大屏幕顯示無信號的尷尬，系統具備會議標語可視化配置功能，可自定義每場會議顯示不同的會議標語。

(11) 信發模板管理：利用可視化設計器配置會議信息顯示終端的顯示內容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動作，使會議信息終端配置后具備更符合現場情況的顯示模式、操作模式。

(12) 會議通知管理：系統會議創建完畢后，可以通過郵件、短信、電話、微信、釘釘多種方式將會議通知發送給參會人員。會議通知的內容、格式均可配置，管理員可自定義通知模板。

(13) 統計分析：具備會議室報表、可視化統計兩種方式，更好的滿足管理部門對會議室管理的需要。

(14) 其他設置:在此功能下可對系統進行一些初始化化操作設置，如上傳公司LOGO、系統名稱等；可以添加會議服務，設置郵件、短信、語音等通知模板；以按鈕開關的形式一鍵操作通知方式、簽到方式等設置。

(15) 資源庫：以樹形結構文件夾的形式存放資料，可支持圖片和視頻，方便上傳會議資源。

(16) 日志管理：詳細的記錄了所有用戶的操作行為，什么人在什么時間做了什么操作。

(17) 安全策略配置：為保障系統的安全，可周期性的設置身份鑒別次數、口令等

(18) 收費規則設置：適用于臨時租賃或專門租賃會議室的場所，在此可添加收費規則，編輯收費明細，滿足對會議室的特定要求。

會前功能

(1) 會議預約支持PC端、移動端多種方式進行會議預約。PC端實現Web瀏覽器預約、OA對接預約、Outlook對接預約、Exchange對接預約；移動端支持微信公眾號預約、企業微信公眾號預約、釘釘預約、HTML5頁面預約；

(2) 會議日歷：登錄無紙化會議服務器管理系統后，默認使用日歷的方式展示給用戶當月的每天會議日程安排，在有會議的日期內縮略顯示會議主題，并且以紅色圓點加數字的形式顯示會議數量，鼠標移入圓點時，可查看當日的會議信息、會議主題、會議時間等，點擊可查看會議詳情。

(3) 會議預約：使用單位每個會議室每天均可創建自由時間段的多個會議，便于提升會議室的有效利用率。在會議預約模塊能通過會議室名稱、會議室類型、會議時間多種方式篩選目標會議室的空閑時間，結合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀看到會議室的空閑時間，點擊可預約會議。

(4) 會議創建：會議預約完成后，開始對會議內容進行創建。會議基本信息配置，可以通過組織架構的方式選擇多個參會人員，默認匹配參會人員角色，系統可對參會人員選擇會議主席、會議秘書兩種高級權限角色。在特殊會議的情況下，可對參會人員在會議中使用的無紙化會議終端任何功能進行刪減。會議基本信息配置還可以設置會議簽到方式、會議提醒功能。

(5) 會議議題配置：在系統中快速輸入會議主題即可依次創建多個會議議題，每個議題可批量上傳多個會議資料，會議資料可以是Office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會議議題通過點擊“上下按鈕”調節議題順序，會議資料跟隨議題進行調整，系統可設置每個參會人員資料的查看權限。為了使會議適應更多的應用場景每個議題下可配置不同的參會人員。

(6) 人員排位：參會人員座次匹配，逐個選擇議題，通過拖拽參會人員的方式，在會議室實際可視化圖形布局的頁面上擺放參會人員的落座位置。

(7) 會議通知：會議預約申請后，需要對會議申請進行審批，審批通過后利用電話、短信、郵件、釘釘、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會人員。會議提醒時長可自定義；

(8) 我的會議管理：可以查看全部已申請的會議，會前可隨時上傳、補充會議資料；在會議未開始時，還可以修改會議配置、修改歡迎界面、電子桌牌等。

(9) 資料查看：參會人員會前通過會議資料實現資料共享，可隨時下載查看；

(10) 周期會議：系統具備周期會議邏輯，如晨會、周例會、項目會周期性較長，可保存為周期會議，重復頻率包含每天、每個工作日、每周、每月等；

(11) 會議啟動：會議即將接近預約時間，并且當前會議室沒有被其他會議占用時，會議管理員角色在我創建的會議列表中點擊啟動按鈕，會議室內的無紙化終端開始執行升降屏升起、無紙化客戶端軟件啟動等操作。

(12) 會議取消：在會議啟動之前，可以將會議取消，會議取消后會議室在此時段可以被其他會議管理員預約其他會議。

(13) 微信對接：關注微信公眾號后，可快速對本公司的會議室進行會議預約；公眾號接收推送會議邀請通知；

(14) 釘釘對接：動態更新企業組織架構及企業用戶基本信息；接收推送的會議邀請通知；系統接收終端用戶的會議反饋信息；

會中功能

(1) 會議延后：在會議召開的過程中，經常會遇到會議拖延未按照會議預約時間結束會議這種情況，系統允許這種實際情況的發生。當上一會議未結束，影響到本次會議進行時，會議管理員可以在這種情況下選擇會議延后，在重新預約當前會議室向后的一個時間段召開會議，保證會議的合理安排。

(2) 候會播報：在會議召開的過程中，可里利用候會信息屏語音播報使參會人員讓參會人員明確自己的會議室和會議開始時間，確保參會人員準時、有序入場。

(3) 會議標語：在會議召開的過程中，可遠程切換會議室內會議標語的顯示內容及模板。

會后功能

(1) 資料整理：會議資料分為會前資料、會中資料、會后資料三個部分；會前資料為會議管理員創建會議配置會議議題的時候上傳的所有資料，也可以叫做會議資料源文件。會中資料分為電子白板資料、會議批注資料、會議紀要三個部分，每一位參會人員所保存的電子白板內容，會議過程中對會議資料標注的內容，會議秘書記錄的會議紀要都會自動保存，存儲在會中資料部分。同時，會議秘書在會議過程中使用會議紀要功能所記錄的內容，也保存在會中資料內。會后資料的整理主要為補充的資料，可以在資料整理功能中通過上傳的方式補充會后資料。