文件控制程序
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1. 適用范圍
1.1 為了使本公司質量管理體系所要求的文件予以有效控制，確保各相關場合所使用的文件屬有效版本，特編制本形成文件的程序。
本程序適用于本組織質量管理體系所需的如下各類文件：
——有關方針方面的文件，包括質量手冊；
——過程控制文件（質量計劃、程序文件）；
——完成規(guī)定任務的各種規(guī)程和指導性文件；
——與質量管理體系相關的外來文件，包括引用的、國家、區(qū)域和行業(yè)標準（工藝、技術文件）、合同及相關方的文件；
——質量記錄，等。
1.2 通過本程序文件的實施，以確保：
a.文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是適宜、有效的；
b.對文件進行定期評審，必要時進行修訂，并再次批準；
c.確保在使用場所，只可得到相關文件的有效版本；
d.確保文件保存清晰，易于識別和檢索；
e.從所有發(fā)放和使用場所及時收回作廢文件，以防止誤用；
f.對出于滿足法律要求和技術積累的目的而保留的任何已作廢的文件，進行適當的標識；
g.確保外來文件得到識別，并控制其發(fā)放；
h.確保識別文件的現行修訂狀態(tài)；
i.作為質量記錄的文件，應予以控制。
2. 職責分配
2.1 行政辦公室負責本程序的貫徹實施，并對各部門文件處置進行監(jiān)督和指導。
2.2 凡屬各部門制訂、發(fā)放的文件，應報行政辦公室備案歸檔。
2.3 各部門設專人負責管理屬本部門貫徹實施和簽收、制訂、發(fā)放的文件。
3. 程序描述
3.1 文件的分類：
a.按文件來源分：內部文件、外來文件；
b.按文件類別分：質量體系文件、經營性文件（合同、協議相關方文件等）、行政法規(guī)性文件、工藝和技術類文件，等；
c.按文件受控狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。
3.2 受控文件的程序描述
3.2.1 內部受控文件的程序：
a.文件制訂提出部門擬訂制訂文件的要求；
b.文件的編制；
c.文件的審核（評審）；
d.文件的批準；
e.文件的發(fā)放；
f.文件的簽收、使用；
g.文件的修訂；
h.文件的作廢；
i.文件的管理、歸檔。
3.2.2 外來受控文件的程序
a.文件的收錄（編號）；
b.文件的批轉；
c.文件的發(fā)放；
d.簽收、使用；
e.文件的管理；
f.文件的歸檔。
3.3 受控文件控制程序流程圖
3.3.1 組織（及所屬部門）制訂、發(fā)放的受控文件流程圖（如附圖1）
3.3.2 外來受控文件受控流程圖（如附圖2）
3.4 文件編號
3.4.1 質量文件編號：
a.質量手冊編號：
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b.程序文件編號：
c.各種規(guī)程和指導性文件的編號，由制訂部門自擬，但必須包括性質、制訂部門、年號及序號，四個方面報行政辦公室審批。
d.質量記錄編號：
3.4.2 組織的其他文件編號：
可按組織原文件管理規(guī)定執(zhí)行。
4. 程序說明
4.1 文件的編制、審批和發(fā)布
4.1.1文件制訂由承擔其管理和使用職責的部門負責提出，并組織編制。
4.1.2 文件審批、發(fā)布的權限：
a.質量手冊由企業(yè)管理辦公室組織編制，管理者代表審核，法定代表人批準發(fā)布；
b.質量計劃（質量策劃），由生產經營部組織編制，部門負責審核，總或分管副總批準實施；
c.程序文件由有關責任部門組織編制，部門負責人審核，管理者代表批準發(fā)布；
d.規(guī)程性文件與指導性文件，由相關部門負責人組織編制，如涉及到多部門的應主要負責出面組織，zui終由相關部門負責人審核批準；
e.技術文件由技術部組織技術人員編制，由技術部負責人審核，總或分管副總批準發(fā)布；
f.外來文件中直接引用的各類標準，規(guī)范，等，由設計室、技術部或生產經營部提出，由總或分管副總批準發(fā)布；
g.安全管理工作的有關標準、規(guī)范，由質安部編制并發(fā)布。
4.2 文件的發(fā)放及使用、管理
4.2.1 受控文件應蓋有“受控文件”標識的印章，并注明分發(fā)號。
4.2.2 由行政辦公室統(tǒng)一編制“文件發(fā)放/領用登記表”，按文件主管負責人批準的發(fā)放范圍發(fā)放。文件領用人應在“文件發(fā)放/領用登記表”上簽名，領用相應分發(fā)號的文件。
4.2.3“文件發(fā)放/領用登記表“在所發(fā)放文件的有效期間及作廢后五年內，應由行政辦公室妥善保管，以確保文件的可追溯性。
4.2.4 文件領用人應對領用的文件加以妥善保管和使用，防止污損、遺失。
4.2.5 受控文件不得隨意自行復印。如需要時，使用者應向行政辦公室申請領用。
4.2.6 文件因破損嚴重而影響使用時，使用者應向行政辦公室辦理文件更換手續(xù)，交出破損文件，換發(fā)新的文件，換發(fā)的文件允許使用原文件的分發(fā)號。
4.2.7 文件遺失后，遺失人應填寫“文件遺失登記表”，并申請重新領用，由行政辦公室核準后補發(fā)。補發(fā)文件時，應給予新的分發(fā)號，并注銷原分發(fā)號。必要時，將遺失文件的分發(fā)號通知有關部門，以防誤用。
4.2.8 匯編成冊的受控文件，應按每一單冊進行受控標識，可統(tǒng)一發(fā)放管理。文件合訂本中有受控和非受控的，應在受控文件的封面或前頁加蓋受控標識印章。
4.2.9 受控文件的使用人工作崗位發(fā)生變動時，其使用文件按如下方式管理：
a.在組織內部調動其性質相同的崗位，保留原使用文件；
b.調出本組織或調到組織內與質量無關崗位的，原使用文件由行政辦公室負責收回；
c.調至組織內與質量有關的其他崗位的，原使用文件由行政辦公室予以調整。
4.3 文件的更改
4.3.1 文件需要更改時，由文件更改提出部門或人員填寫“文件更改申請單”，說明更改原因。
4.3.2 文件作局部文字或數據修改時，應在被修改文字或數據上劃上注明“作廢”，并在臨近適當的位置標明修改內容，并加蓋修改者印章。不允許用修改液對正式文件進行修改。
4.3.3 文件經多次修改，或需作較大幅度修訂時，應予以換頁或換版。原頁或原版文件作廢，換發(fā)新頁或新版本。
4.3.4 文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理。當采用換頁或換版方式時，應在發(fā)放新頁或新版的同時，收回舊頁或舊版文件。
4.4 文件的作廢
4.4.1 文件作廢時，應由原文件管理部門發(fā)文，宣布該文件作廢，以防止誤用。受控的作廢文件，應按原“文件發(fā)放/領用登記表”名錄逐一收回，并作記錄。
4.4.2 收回的作廢文件，在暫不銷毀前，應由該文件管理部門蓋上“作廢”印章，或歸入作廢檔案類。
4.4.3 作廢文件銷毀應填寫“作廢文件銷毀登記表”，經文件管理部門負責人批準后予以銷毀。
4.4.4 作備考用的作廢受控文件，由留用人填寫“作廢文件留用申請單”，經文件管理部門負責人批準后，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可留用。
4.4.5 合訂本中部分文件作廢而且無法隔離時，應在作廢文件的封面或首頁加蓋“作廢”標識印章。
4.4.6 作業(yè)現場不準保存“作廢”的文件。
4.5 外來文件的管理
4.5.1 所有與質量管理體系有關的外來文件，都由行政辦公室負責簽收、登記、分類、編號和處理。
4.5.2 行政辦公室根據外來文件的類別、性質遞交組織zui高管理層的有關人閱批，或直接轉發(fā)給有關職能部門。
a.屬于上級機關下發(fā)的行政法規(guī)性和管理性文件，由行政辦公室負責保存，并貫徹實施；
b.屬于工藝、技術類文件，由行政辦公室轉發(fā)給技術部或生產部門使用，并保存；
c.屬于顧客、供方或相關方提供的文件資料，由行政辦公室簽收、登錄后，轉發(fā)給生產經營部使用，管理；
d.凡須從、國家、地區(qū)或行業(yè)標準中，引用的工藝、技術規(guī)范，由技術部負責摘錄，編制，并審核其是否屬于有效文本，形成本組織的技術文件《技術、工藝標準使用規(guī)定》，經總或分管副總審批后，由行政辦公室發(fā)放，技術部或生產經營部使用和保存。
4.5.3 由行政辦公室轉發(fā)或發(fā)放的各類外來文件，都須填寫“文件發(fā)放/領用登記表”，由行政辦公室保存。
4.6 文件的歸檔
4.6.1 需要歸檔的文件，由行政辦公室按檔案管理規(guī)定，進行分類、編目、歸檔。
4.6.2 以項目為中心的文件管理，宜采取“一個項目立一檔”的管理方式，在項
目結束，產品交付后，由生產經營部負責收集與該項目有關的文件資料，移交給行政辦公室歸檔。
4.7 文件的借閱
文件借閱人應填寫“文件借閱登記表”，經文件管理部門負責人批準后，方可借閱，并在規(guī)定期限內歸還。
4.8 各種媒體的文件，應由文件管理人員妥善保存，做到不丟失、不損壞、不變質。
5. 文件清單
如下表：
| 編號 | 名稱 | 制訂部門 | 批準人 | 分發(fā)范圍 | 發(fā)放年限 |
| | 質量手冊 | 企業(yè)管理
辦公室 | 總 | 組織zui高管理層、部門負責人 | |
| | 程序文件
（-1，-2…） | 企業(yè)管理 | 辦公室 | 管理者代表 同手冊 | |
| | 質量計劃 | 生產經營部 | 分管副總 | 生產經營部 有關人員 | |
| | 技術、工藝標準、使用規(guī)定 | 技術部 | 總 | 生產經營部、技術部的管理人員和技術人員 | |
| … | … | … | … | … | |
| | | | | | |
| | | | | | |
6. 質量記錄
6.1 文件發(fā)放/領用登記表
6.2 外來文件登記表
6.3 文件更改申請表
6.4 作廢文件銷毀申請表
6.5 作廢文件留用申請表
6.6 文件遺失登記表
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