視頻會議的主要特點在于使在兩個或多個地點的用戶進行各會場間實時傳送聲音、圖像。參加視頻會議的人，可以通過電視發表意見，并觀察對方的形象、動作、表情等。同時還可以附加靜止圖像、文件、數據等信號的傳送，使在不同地點參加會議的人感到如同在一個會議室進行面對面開會，于是，在節省人力、物力、財力的同時實現了便捷和新穎。這使得視頻會議系統在不同的領域中扮演著越來越重要的角色。例如在醫療業，通過視頻會議可以進行遠程會診、遠程醫療培訓等；而把視頻會議系統應用于教育領域，方便了開展遠程教育、在線培訓等。
軟件視頻會議系統帶來嶄新、便捷的溝通方式。
客戶登陸視頻會議系統只需要輸入一個，非常方便。與客戶約定好時間，進入會議系統，距離千里外的合作伙伴清晰地顯現在屏幕上。通過軟件視頻會議系統，工作人員不需要往返奔波，不需要繁瑣的手續，就能與客戶輕松面對面談判合作，如同切身親臨現場般，雙方成功完成了遠程商務談判合作。
出差在外的銷售人員，在與客戶洽談合作項目時，需要公司技術支持部配合，為客戶做產品演示。他只需點擊桌面電腦的視頻會議系統，就能和公司的技術工程師面對面交談，為客戶進行演示。
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