視頻會議系統有軟硬之分，一般用戶只能從價格方面進行對比；硬件視頻會議系統穩定，價格昂貴。軟件視頻會議系統較硬件視頻會議系統更容易實現升級、維護、使用靈活方便、價格低廉等優勢。
那么在技術層面有哪些詳細的區別呢？
首先、是網絡需求
軟件視頻會議系統，可以使用用戶現有的網絡環境。運行在局域網、廣域網、因特網和衛星網上，不受地域之限，滿足從幾十人的小規模企業乃至上萬人的跨國公司的需要，極大地降低管理成本，提高工作效率。
硬件視頻會議系統，一般需要1M以上的獨立線路或者專網。解決防火墻問題太復雜。
然后、音頻技術的比較
軟件視頻會議系統音頻編碼在選擇上面具有多樣性，可以采用編碼除了國際電信聯盟ITU組織的H.320標準的G.7xx外，還可以使用第三方音頻編碼標準。
而硬件視頻會議系統聲音是經過有損壓縮的，不能滿足用戶聲音的原滋原味。同時發言人數受到限制。
其次、會議畫面顯示技術對比
軟件視頻會議系統，提供多種界面顯示風格和多種視頻顯示方式。不會因為視頻路數增加而降低了視頻圖像質量。
硬件視頻會議系統，提供單一的視頻圖像界面，顯示比較單調。
最后、未來擴充性的比較
軟件視頻會議系統，系統部署、升級和維護非常簡單。任何技術的應用和功能的增強都可以即時為用戶更新，提供客戶端自動在線升級等功能。硬件視頻會議系統幾乎不能擴充新的功能；硬件產品的生命周期約為3年，而技術每天都在更新，專用硬件設備無法趕上硬件技術的發展步伐。
硬件更新或更換新的升級模塊將非常昂貴，而且實施起來不方便。
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