當一個企業或者事業單位的規模越來越大，業務越來越多，人員越來越多，工作當中需要進行的部門之間崗位之間為分工協調統一而交流的時間也越來越多越來越頻繁，那么大家一般會選擇在哪里進行這些多分工多協作的工作溝通和交流呢？答案是不言而喻的，是會議室。但調查顯示：90%以上大中型企業會議室被浪費。
首先從時間上看，尤其是大型企業，會議室雖然較多，對將近幾百甚至上千人同時可能的會議需求，區區十幾間或者幾十間會議室很難滿足這么多“并發”需求。依靠人工管理，無法在同一時間匯總所有人的“會議需求”，因此在安排會議時間和會議室資源時，往往只能提供粗放式的管理模式。提前結束會議而釋放出來的時間就被白白浪費了! 還有預約了會議室資源，而到時候又臨時取消了，或者甚至直接不通知就沒有進行會議，該如何去管理? 再次，無論白天黑夜，無論有沒有會議進行，因為會議室較多，無專人全天候管理，往往會議室里的燈和多媒體會議設備一直開著，這些資源也是一種浪費。這些會議室資源浪費給現代企業的行政管理水平提出了更高的要求。
近年來，一些專業的會議預約管理系統產品和廠商應運而生，可以根據用戶實際的管理難點進行定制化開發。會議預約管理系統不僅可以讓企業員工有多種便捷的預約方式(手機，微信，叮叮，電腦等)，而且可以實現系統自動通知，自動占用和釋放資源，自動管理會議室設備電源，以及自動會議數據實時發布。 同時還可以和用戶原有各種信息管理系統進行互聯互通，統一實現智能化會議信息管理。比如，OA辦公系統，企業郵件系統，人員數據庫，微信公眾號，叮叮系統，一卡通系統，門禁管理系統，訪客管理系統，會議室中控系統，生產管理系統等等，都可以通過會議預約管理系統來進行對接互聯，*打破原來各種信息管理系統的孤立自成體系。
目前需要建立專業會議預約管理系統的企業和事業單位越來越多。因為通過這樣的系統，不僅僅能夠讓企業和單位看起來更上檔次更高大上，更為重要的是能讓企業和單位的管理水平管理效率大大提升。網絡化，信息化，自動化，統一化的管理方式助力企業和單位的業務更加繁榮，實力更為強大。
