本系統將自動識別技術、計算機網絡技術和投影技術集成于一體，構成了一個會議自動報到的集成系統。會議代表所佩戴的標簽，我們稱之為代表證，它是一種非接觸式IC卡，頻段在13.56M,支持協議ISO15693.采用原裝TI芯片，可保證遠距離識別和穩定性能.
本系統所采用的開放式通道讀卡器是上海浩斌信息研制的高頻射頻自動識別系統。其工作機理是：每個標簽內都有一個64位的*的ID身份識別號，當電子標簽進入讀卡器的感應范圍內時，電子標簽被讀出器不斷發射的電磁問詢信號激活，從而反饋給讀出器一個攜帶有ID號和數據的應答信號，正是通過電子標簽與讀卡器互相之間的信號問詢與應答，讀卡器就能夠準確快速地識別電子標簽內攜帶的ID號和數據，并將讀到的電子標簽的ID號和數據按照一定的輸出格式輸出給計算機、外部控制器或其他終端設備，從而實現對電子標簽的識別。
RFID電子標簽里面有2048bits數據儲存空間，可以用來儲存代表的一些基本信息，從于避免了將所有數據儲存在后臺數據庫，增加系統的負擔和不穩定性.只要代表佩戴代表證的到各處去開會，即使后臺的數據庫不一樣，只要是合法的讀卡器，代表的基本信息還是可以被讀取，這一點是目前的ID卡所不能做到的.
當佩帶電子標簽的代表來到報到終端入口處是，附近的讀卡器將讀到的電子標簽ID號通過RS232(RS485、TCP/IP或無線)等方式傳遞給報到終端機，報到終端機再通過計算機網絡將數據(讀到的電子標簽ID號)傳遞給遠地的計算機服務器。這樣與服務器相連的報到終端機和查詢終端機就能夠實時更新數據：報到終端實時顯示本通道代表的照片姓名等資料，同時查詢終端實時顯示會議報到的實時情況及統計數據，如應到人數、實到人數及未到人數。
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