訪客管理系統采用現代的數據的保存方式，不再是紙張的保存方式了，并且它的儲存量大，能夠大量地收錄數據。由于它大部分操作都是由電腦控制，從而減少了人們用筆在登記表上寫下信息的時間，另外，登記表信息可能因為訪客的粗心大意，可能造成的字跡不清，信息不全面等情況，還有紙張登記信息的話，保存不方便而且時間便久后紙質會變爛，信息會因此丟失。 而且，它在保存之處都會有明確的時間標簽，這樣的分門別類即使在經過很多的段時間之后，也很容易找到，這樣就避免了數據繁瑣的方式了，讓我們在以后的查找中變得加的方便快捷。
錢林訪客管理系統的這功能也不會因為以前的工作人員的離崗就會說找不到數據到底在哪里，而自己只需要在訪客系統上查找翻閱就行了，很方便省時。訪客管理系統現如今已經被廣泛的應用到很多域內，像是小區、企事業單位、學校、營業廳、銀行、政府等機關單位紛紛有這個設備的身影。訪客管理系統針對人流量大，進出入頻繁的地方，使用的效果是很好的。
