首先，對檔案館里面的每件文件都貼上RFID標簽，并向RFID標簽寫入該文件的基本以及相關信息。同時通過計算機網絡將其信息存放在數據庫系統中。我們不僅可以隨時從數據庫中調取文件的各種信息，進行統計分析，而且可以通過讀寫器讀取每件文件的各種信息。
查找：通過讀寫器讀取RFID標簽的文件信息。利用手持讀寫器快速、準確地查找需要的文件。提高人工的查找文件的效率，減少了查找文件的時間。
定位：通過運用RFID標簽可以方便地對文件進行分揀、儲存。由于RFID標簽會準確地提供文件的相關信息，從而確保存放的地點和時間。這樣就大大減輕了工作員的時間和壓力。
整理：RFID可以解決檔案館的種類繁多不易管理、文件在運送和保管過程中容易損壞以及文件不易識別等問題；此外，借著RFID標簽所記錄的資料信息，可以在文件出入檔案館時，讓工作人員不用拆開文件檢查、人工閱讀，就能知道里面資料的基本信息，如此一來不僅節約了時間和降低了人力成本，更能提升整個檔案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。
監管：通過讀寫設備進行檔案文件的監管，智能搜索，自動檢查，操作引導提示。
監視管理檔案文件：所有需要監視的檔案，均處于讀寫設備讀取區域中，并且可以實時監控所有的文件是否在特定位置，如果檔案文件未經許可的拿出/放入，將傳送提示給計算機控制中心，并且，讀寫設備將按照制定的程序進行提示、報警等操作。
智能搜索，自動檢查，操作引導：在繁多檔案文件中，讀寫設備可以輕易的找到特定的檔案文件，并且返回文件所處位置給計算機控制中心，同時在檔案文件所處位置上的設備有相應的提示。
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