隨著人工智能技術的快速發展，我們朝夕相伴的辦公場景，正在技術的影響下，悄然發生著變化。現代化辦公智能化的步伐正改造著我們的辦公室，“智慧辦公”也將逐步改變我們的辦公習慣。
智慧辦公是基于辦公環境，利用云計算、物聯網、大數據、AI、自動化控制等關鍵技術對建筑設施及辦公設備進行智能化管理，以及高效利用工作空間。智慧辦公一方面能夠為在職辦公人員提供舒適、便捷的工作環境，提升員工幸福感，另一方面為辦公企業帶來更高的生產力，創造更多的價值。
具體而言，相較于傳統辦公，智慧辦公到底是什么體驗?從當前來看，智慧辦公主要包括用于門禁考勤的刷臉應用、可自動調整溫濕度、照明的智能環境系統、可提前預定高清音視頻顯示的智能會議室、便捷的移動辦公服務、可高效利用的辦公空間設計以及辦公工位的資源利用等。
會議室預約智能管理系統是由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統。當你預約后即可確定會議時間段，解決會議時間沖突問題，減少工作中，會議室管理混亂，使用不均衡、設備不到位等情況，也可以在會議期間進行會議的提前結束和延長時間等操作，很大限度的提高會議使用率，同時，會將各個會議室的預約信息實時的同步發送到會議室門口對應的顯示器上，使用戶一目了然，以此來提高會議管理效率。會議管理系統也支持預約、審核機制，便于管理人員管理會議室。同時還支持與中控系統、門禁系統、人體感應系統、微信端、釘釘端等進行對接。
通過會議預約系統可以自動實現控制辦公室內所有燈光的開關、亮度調節空調開/關、窗簾升/降/停/百葉角度調整以及場景切換控制。 且通過人體感應控制的方式實現有人開燈、無人延時關燈，達到人來燈亮人走燈滅的節能效果。
在會議室經常開各種類型會議，為了滿足不同需求我們也需要經常調節燈光、音響等。將智能辦公系統引入會議室，可以方便、快捷地控制燈光、音響、播放機、顯示屏等會議室設備，并針對不同環境需求預置了各種場景模式，輕輕點擊平板電腦切換，就能將會議室變幻出會議室、審片室、影院、KTV等多種用途。
目前許多大中型企業發展迅速，人員增加快，采用傳統方式管理辦公區域，會造成以下多種矛盾和困擾無法解決：辦公費用越來越高，尤其是購置或租用辦公區域耗費大量成本；辦公室內工位電源與區域照明管理無序，經常造成浪費；外勤人員的工位經常閑置；新入員工無工位使用；部門工位無法及時匹配。工位預定系統則可以很大程度地提高辦公空間和資源的使用效率，避免浪費和沖突，降低企業辦公費用，智能化自動化地進行辦公區域資源分配和管理。
員工可通過互聯網，在移動端，PC端等多種入口，隨時隨地查看辦公共享空間實時情況，根據自己當天工作內容進行不同時間段的快捷在線預約。預約成功后系統自動發郵件、短信或是微信通知。員工在系統規定時間內進入預約的辦公空間進行掃碼確認，系統自動化處理，同步標記空間占用狀況，如在規定時間內沒有進行掃碼確認，系統自動將預約空間釋放，以便其他人預約。員工在預約時間內可進行占用時間的延長和提前結束。如無沖突則系統自動延長至所需時間。如沖突會提醒改變延長時間。預約時間結束后，系統自動化處理，同步更新空間釋放狀況。
