當一個企業(yè)或者事業(yè)單位的規(guī)模越來越大，業(yè)務越來越多，人員越來越多，工作當中需要進行的部門之間崗位之間為分工協(xié)調統(tǒng)一而交流的時間也越來越多越來越頻繁，那么大家一般會選擇在哪里進行這些多分工多協(xié)作的工作溝通和交流呢？答案是不言而喻的，是會議室。但調查顯示：90%以上大中型企業(yè)會議室被浪費。
首先從時間上看，尤其是大型企業(yè)，會議室雖然較多，對將近幾百甚至上千人同時可能的會議需求，區(qū)區(qū)十幾間或者幾十間會議室很難滿足這么多“并發(fā)”需求。依靠人工管理，無法在同一時間匯總所有人的“會議需求”，因此在安排會議時間和會議室資源時，往往只能提供粗放式的管理模式。提前結束會議而釋放出來的時間就被白白浪費了! 還有預約了會議室資源，而到時候又臨時取消了，或者甚至直接不通知就沒有進行會議，該如何去管理? 再次，無論白天黑夜，無論有沒有會議進行，因為會議室較多，無專人全天候管理，往往會議室里的燈和多媒體會議設備一直開著，這些資源也是一種浪費。這些會議室資源浪費給現(xiàn)代企業(yè)的行政管理水平提出了更高的要求。
近年來，一些專業(yè)的會議預約管理系統(tǒng)產品和廠商應運而生，可以根據用戶實際的管理難點進行定制化開發(fā)。會議預約管理系統(tǒng)不僅可以讓企業(yè)員工有多種便捷的預約方式(手機，微信，叮叮，電腦等)，而且可以實現(xiàn)系統(tǒng)自動通知，自動占用和釋放資源，自動管理會議室設備電源，以及自動會議數據實時發(fā)布。 同時還可以和用戶原有各種信息管理系統(tǒng)進行互聯(lián)互通，統(tǒng)一實現(xiàn)智能化會議信息管理。比如，OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)郵件系統(tǒng)，人員數據庫，微信公眾號，叮叮系統(tǒng)，一卡通系統(tǒng)，門禁管理系統(tǒng)，訪客管理系統(tǒng)，會議室中控系統(tǒng)，生產管理系統(tǒng)等等，都可以通過會議預約管理系統(tǒng)來進行對接互聯(lián)，*打破原來各種信息管理系統(tǒng)的孤立自成體系。
目前需要建立專業(yè)會議預約管理系統(tǒng)的企業(yè)和事業(yè)單位越來越多。因為通過這樣的系統(tǒng)，不僅僅能夠讓企業(yè)和單位看起來更上檔次更高大上，更為重要的是能讓企業(yè)和單位的管理水平管理效率大大提升。網絡化，信息化，自動化，統(tǒng)一化的管理方式助力企業(yè)和單位的業(yè)務更加繁榮，實力更為強大。
