1、《預防措施控制程序》編寫背景
　　
　　K公司是一個建筑工程公司，其組織結構圖如下：
　　
　　由于涉及大量大型工程項目，包括多種方面的情況，特別是財務狀況與工程質量兩個部分，都十分容易發生問題，因此要求采取預警系統，杜絕可能發生的問題。另外實現通報手段，將質量、財務、工期等重大問題向各基層組織通報，引起注意，及時采取預防措施。公司下發通報時，要求填報通報附頁，這樣可以將基層討論的結果匯總，收集下屬的意見和建議，有利于公司及時采取預警措施。
　　
　　2、《預防措施控制程序》正文
　　
　　1.適用范圍
　　
　　公司經營過程中發生不合格以后，或公司領導認為有必要時，根據本程序要求識別預防措施，以消除潛在不合格原因，防止不合格發生。
　　
　　2.職責分配
　　
　　2.1管理者代表主持，企管辦具體負責預防措施的制訂和實施；
　　
　　2.2各相關部門參與預防措施的制訂和實施；
　　
　　2.3企管辦負責《質量情況通報》的編制、發放與信息回收、整理；
　　
　　2.4財務部、質檢部分別負責對財務部情況和工程質量情況的預警系統進行操作。
　　
　　3.程序描述
　　
　　3.1《質量情況通報》的編制、發放、回收、處理
　　
　　3.2《財務狀況預警系統》
　　
　　3.3《工程質量預警系統》
　　
　　3.4預防措施的制訂、實施和評審
　　
　　4.程序說明
　　
　　4.1《質量情況通報》，下簡稱《通報》
　　
　　4.1.1企管辦每季度*個月10日前，將編制的《通報》發放到公司領導及各部門和班組，內容包括：
　　
　　a.上季度公司質量情況總體分析；
　　
　　b.上季度出現各類不合格情況統計資料，包括不合格項數，分布，糾正結果，造成損失，主要原因等；
　　
　　c.重大不合格情況，包括具體情況介紹，糾正情況，損失情況，原因分析，責任部門，處理意見等；
　　
　　d.糾正措施和預防措施的執行情況；
　　
　　e.質量活動中*事例的表揚和懈怠情況的批評；
　　
　　f.質量工作部署，包括公司決定，決議，領導的指示，有關專家的分析，下一步工作的步驟等。
　　
　　4.1.2質檢部，財務部和其他相關部門在每季度結束前五天將有關資料與信息交企管辦；
　　
　　4.1.3企管辦負責收集資料，編寫《通報》，報管理者代表審核，總簽發；
　　
　　4.1.4《通訊》屬內部文件，作為受控文件管理；
　　
　　4.1.5各部門和班組收到《通報》后，十天內組織全體人員學習和討論，并填寫《通報》附頁，報企管辦。
　　
　　4.1.6《通報》附頁將作為預防措施的記錄，由企管辦負責保存、備案。
　　
　　4.2《財務狀況預警系統》
　　
　　4.2.1每月5日財務部除了向總和有關領導報送財務報表外，附報財務狀況預警報告，出現下述情況，財務部將不受月初的限制隨時遞送預警報告：
　　
　　a.當某項或若干規定的預警指數超過限定范圍；
　　
　　b.總認為有必要時規定遞送的內容；財務預警報告，內容包括：
　　
　　a.超過限定范圍的狀態，包括正常允許范圍及當前值；
　　
　　b.與超標相關的財務數據；
　　
　　4.2.2總接到超標的預警報告可以采取下列措施：
　　
　　a.召集相關部門討論超標的原因及處理辦法；
　　
　　b.可以批轉或責成相關部門研究分析后聽取匯報。
　　
　　4.2.3預警指數清單包括其正常值與允許范圍由財務部提出方案，每年在管理評審時進行確認和修改。
　　
　　4.3《工程質量預警系統》
　　
　　4.3.1每月10日質檢部向總和總工程師報送《工程質量預警報告》。
　　
　　出現下述情況，質檢部不受月初的限制隨時遞送預警報告：
　　
　　a.當某項或若干項規定的預警指數超過限定范圍；
　　
　　b.總或總工程師認為有必要時規定遞送內容。
　　
　　工程質量預警報告內容包括：
　　
　　a.超過限定范圍的狀態，包括正常值及當前值；
　　
　　b.超過限定值的情況說明，以及質量分析。
　　
　　4.3.2總或總工程師接到預警報告可以采取下列措施：
　　
　　a.召集相關部門討論超標原因及處理辦法；
　　
　　b.可以批轉或責成相關部門研究分析后聽取匯報。
　　
　　4.3.3預警指數清單及允許正常范圍，由質檢部提出方案，每年在管理評審時進行確認和修改。
　　
　　4.4預防措施的制訂，實施和評價
　　
　　4.4.1在下列情況下公司的相關部門要制訂預防措施并實施：
　　
　　a.經營過程中出現不合格情況，糾正與糾正措施已經落實，相關部門要對類似和相近的情況進行分析，識別潛在的不合格；
　　
　　b.公司經營中出現重大不合格情況下，各部門均得針對性地進行分析，識別潛在的不合格；
　　
　　c.總或管理者代表認為有必要對某些方面進行潛在的不合格分析。
　　
　　4.4.2各相關部門負責人組織相關人員對潛在不合格的可能及原因進行分
　　
　　析，制訂預防措施，形成正式《預防措施方案》，報企管辦。
　　
　　4.4.3企管辦對預防措施方案進行審核，提出意見后由管理者代表審批，下達實施。
　　
　　4.4.4企管辦收集預防措施實施過程中各種數據和信息，按方案要求進行評價，填寫《預防措施評價表》，報管理者代表審閱。
　　
　　4.4.5所有記錄和資料在預防措施實施驗證通過后統一整理，作為管理評審輸入。
　　
　　5.質量記錄
　　
　　5.1質量情況通報
　　
　　5.2質量情況通報附頁
　　
　　5.3財務預警報告
　　
　　5.4工程質量預警報告
　　
　　5.5預防措施方案
　　
　　5.6預防措施實施記錄
　　
　　5.7預防措施評價表
　　
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