第1章 東策宿舍管理系統概述 

隨著計算機技術的不斷提高，數據信息處理技術有了的發展，人工管理方式逐漸向計算機管理方式轉變。宿舍管理也應該變得更加信息化、時代化，節省人力物力，從而提高工作效率。東策宿舍管理系統包括系統管理、宿舍管理、住宿管理、人員管理、水電費管理、資產管理、低耗品管理、衛生管理、違紀管理、維修管理、出入管理、報表管理和數據庫管理等。

東策宿舍管理系統實現用計算機來管理宿舍和員工的信息，把宿舍管理部門的工作人員從日常繁雜的事務中解脫出來。通過使用宿舍管理系統可以提高企業宿舍管理部門的工作效率；減少不必要的人力，物力和財力的支出；方便宿舍管理部門的工作人員全面地掌握員工住宿情況等目的。

讓管理人員可以快速的添加宿舍信息、樓房信息、房間及床位信息，辦理入住快捷、輕松統計入住報表、遷出報表、空床位報表等等。提升管理效率的同時也提升了數據的準確性。

1.1、系統簡介

東策宿舍管理系統是東策軟件開發用于企業宿舍進行宿舍管理的專業軟件。軟件實現了企業宿舍管理工作的信息化、方便化、智能化，通過宿舍管理軟件實現宿舍一系列檔案數據登記、編輯、報表生成、查詢、統計工作。

軟件采用B/S構架:采用Windows + Apache2.2 +Javascript+ PHP 5.2 + MYSQL構建服務器及前端頁面，供具有權限的客戶端用戶訪問。在使用上外網訪問比較方便，客戶端無需安裝軟件，軟件的布署輕量化。

本軟件采用了定位于各大類型高校及分支機構常規需求，采用B/S結構設計,結合條碼技術后，本系統可有效的提升宿舍整查盤點的準確性和及時性，降低宿舍管理的工作強度和難度。

(1)、B/S架構，基于Internet，系統操作、維護、升級簡單。

(2)、界面簡潔、操作簡單的web界面，進入系統首頁后，通過設置可以將操作員關注的某些主要數據指標通過柱狀圖、餅狀圖等形方式顯示出來，一目了然。然后點擊詳情可以顯示對應的詳細數據。 

(3)、系統中的每一個菜單都可以進行權限分配，多人分權限協同操作，分工明確，工作效率高。

(4)、可建立多級宿舍組織結構，對總公司及下屬子分公司所有宿舍資料統一管理，實現總部、分公司、各部門人員角色權限的分層級管理，分公司只能操作本公司數據，各分公司之間數據不能相互操作，總部可以訪問下面各分公司數據。

(5)、用戶可以任意組合查詢條件，輕松查找您所需要的宿舍及系列信息。

(6)、強大的報表功能，用戶可自由定制報表，以及報表打印。

(7)、整個系統密碼采用不可逆的MD5加密算法，安全性高。

(8)、面向客戶的模塊化設計，系統擴展性強。

 

1.2、系統接口：

東策宿舍管理系統系統接口便于用戶在自己的工作地點借助顯示器查尋和顯示文件。該接口程序保證用戶在解決宿舍問題時提供支持：構造提問式，輸出文件的編輯。選擇合適的輸出格式，借助單個專用程序使文件編輯容易。方便宿舍管理員對宿舍繁雜事物的簡易處理操作。

1、總部EHR系統：東策宿舍管理系統支持實時自動同步人員信息和組織架構；

2、東策宿舍管理系統設置，系統后臺設置支持回寫水電費扣款；

2、東策宿舍系統支持分公司現有的水、電費自動抄表系統并且能夠直接提取數據；

3、釘釘系統：員工在釘釘常用功能中對宿舍損壞的設施進行報修；系統的提示信息可通過釘釘系統提醒。

 

第2章 東策宿舍管理系統關聯圖

為了建立一個滿足用戶需求的宿舍管理系統，系統開發人員應在深入調查、詳細占有材料的基礎上，集中分析宿舍管理活動中信息運動的規律和存在的問題，研究如何改善信息流的運動，滿足用戶管理決策活動中的信息需求。因此要對調查材料進行加工、提煉，抽出其中是

反映企業中信息運動規律的部分，把用戶的需求轉化成對信息處理功能的要求，以建立新系統的邏輯模型，為下一步的系統總體設計工作打好基礎。
數據流程圖 

數據流程圖是一種能全面描述信息系統邏輯模型的主要工具，它可以用少數幾種符號綜合的反映出信息在系統中的流動、處理、和存儲情況。這個模型不涉及硬件、軟件、數據結構與文件組織，它與對系統的物理描述無關，只是用一種圖形及與此相關的注釋來表示系統

的邏輯功能，即所開發的系統在管理信息處理方面要做什么。

因此，數據流程圖是系統分析人員與用戶進行交流的有效手段，也是所有后續工作，如系統設計的主要依據之一。 

數據流程圖由四種基本成分組成：

①外部項：指本系統之外的人或單位，它們和本系統有信息傳遞關系。 

②加工：描述系統對信息進行處理的邏輯功能。 

③數據存儲：邏輯意義上的數據存儲環節。即系統信息處理功能需要的，不考慮存儲物理介質和技術手段的數據存儲環節。 

④數據流：表示流動著的數據，可以是一個數據，也可以是一組數據。 

此外，為了規范化系統開發流程，有必要給數據流程圖上的每個元素編上相應的編號，并在編號之前冠以大寫字母，以此來區分不同的元素。 

    根據前面對東策宿舍管理的業務流程圖的描述，從系統的科學性、管理的合理性、實際營運的可行性角度出發，采用結構化的分析方法，自頂向下對系統進行分解，導出了東策宿舍管理系統的系統關聯圖和各個模塊的一覽關聯圖。

3.1、系統關聯圖

本系統管理的核心模塊是水電費管理和房間管理，在此基礎上，所涉及到的外部實體有兩個：入住人員、管理員；涉及到的數據流有六個：住宿協議、個人交費單、水電費單、發票、退房單、結余清單。確定了整個系統的外部實體和數據流后，把整個系統作為一個加工環節，由此繪制出東策宿舍管理系統的關聯圖。如圖所示：

 

 

3.2、登記模塊

在宿舍管理信息系統中，登記、交費、水電費管理、房間管理和退房都可以詳細規劃關聯圖。具體分解規劃內容如下圖所示:

3.3、交費模塊

入住人員需要進行宿舍交費，由入住人員根據收費單進行交費操作，交費后，開具交費發票；若出現欠費情況，則進行催費單整理，催促入住人員進行欠費交費，如圖所示：

3.4、水電費管理模塊

入住人員進行宿舍水電費計算核算標準，根據核算結果，以及根據房間人數，再進間水電費總結算。

 

3.5、房間管理模塊

入住人員進行入住登記后，需要進間分配，分配相對應房間類型。如若進間調整也需要登記信息，以及及時同步更新房間變動數據。

3.6、退房模塊

退房操作時，需要登記退房人員信息，以及房間信息的更新，退房時還需結算清入住人員的宿舍余額費用的系列操作。

第四章 東策宿舍管理系統功能介紹

東策軟件宿舍管理系統功能介紹：

     宿舍管理系統功能總共分十二大塊 分別是：系統管理、宿舍管理、部門管理、員工管理、水電費管理、資產管理、衛生管理、違紀管理、維修管理、出入管理、報表管理和數據庫管理。

 

以下將針對各個功能模塊進行詳細的介紹：

3.1、系統管理

     系統管理模塊主要分四個：1、系統配置 2、初始化數據庫 3、初始化樓房信息 4、分公司管理5、修改用戶密碼 6、管理員列表 7、添加管理員 8、審批角色管理 9、審批流程管理。

3.1.1、系統配置：

   主要針對整個系統次的統一化操作完成：系統名稱、系統、單位名稱、系統運行時間、登錄公告、系統關鍵字等信息； 

 

3.1.2、系統高級參數設定：

   只為方便系統前期調試及配置用，在系統正常開通后則會在配置中關閉該功能；

3.1.3、初始化數據庫：

對系統開通時，設置初始化的數據庫數據信息。

3.1.4、初始化樓房信息：

    是對統一入住前包括：樓房所在地理位置、樓房棟號、要初始化的樓房層數及樓房單元和樓房的房間宿舍信息的初始化編輯等，對所有標準樓房信息的統一初始化。

3.1.5、管理員管理和考勤系統配置：

    管理員管理部分即可以設置樓棟管理員，樓棟管理員管理所管理樓棟的員工住宿情況。管理員管理也可以設置不同管理員的身份權限等級包括：用戶登錄、普通用戶登錄、用戶密碼修改、用戶管理、用戶權限劃分、退出系統六個部分。

3.1.6、考勤系統配置：

     東策宿舍管理軟件具備和人臉考勤系統對接功能，根據企業設置的考勤時間，系統自動匹配，截至到晚上某個時間系統會根據考勤機數據發送晚歸或者未歸員工的信息到后臺數據進行統一管理。通過這個配置設置，連接人臉考勤機，對考勤數據進行對接。 

3.1.9、用戶登錄：

實現系統管理人員登錄,開放系統操作的所有權限，以及負責系統相關事宜和系統通知公告的發送。例如：當公司EHR有新增人員或離職人員發生時，系統要有信息公告提醒，告知公司宿舍管理員要及時進行信息更新。為了實現對宿舍管理業務進行全面整合，通過系統通知公告機制，實現了日常管理工作超越時間和空間的交流機制，大大提升宿管的工作效率。

3.1.10、普通用戶登錄：

   實現一般管理人員登錄，對系統權限進行相關操作。

3.1.11、用戶管理：

實現系統管理人員授予或取消一般用戶登錄該系統的用戶名和密碼。

3.1.12、用戶權限劃分：

實現系統管理員授予一般用戶的操作權限。針對于不同級別的管理員擁有不同的管理查詢權限。例如：總部、分公司、各部門人員角色權限的分層級管理，分公司只能操作本公司數據，各分公司之間數據不能相互操作，總部可以訪問下面各分公司數據東策宿舍管理系統。針對特色功能支持房態圖查看，通過宿舍平面圖對總、公司每一棟樓的房間住宿情況進行查詢，也可以查看每個房間內的床位情況。查詢時，設置不同級別用戶的查詢權限。

3.1.13、審批角色管理：

對宿舍系統需要審批操作的管理人員審批角色權限的統一管理，例如：有行政專員、宿管員等角色的管理。

 

3.1.14、審批流程管理：

對宿舍系統審批操作每個環節的流程管理操作進行統一管理。例如：有調宿流程、退宿流程、報修流程等宿舍系統操作流程。

3.1.15、密碼修改：

   實現所用用戶的密碼更改功能。

3.1.16、退出系統：

   實現正常退出宿舍管理系統，以保障用戶個人數據安全。

3.2、宿舍管理

    宿舍管理包括：添加房間類型、 房間類型管理、 添加樓房地理位置、樓房地理位置管理、樓房登記、樓房信息、 新增樓房單元、樓房單元管理、添加房間信息、 房間基本信息、房態圖查看、添加床位信息、房間床位信息、辦理入住、入住信息、住宿信息導入、調房管理、遷出信息等功能。這些多功能的管理架構，大大提升宿舍管理的辦事效率和準確性,減少工作的盲目性,對后勤管理具有重大意義。

3.2.1、樓房管理：

     登記公司所有住宿樓情況。可以進行宿舍樓房添加與宿舍房間添加和進行樓房信息登記與管理。對應操作進入樓房查看宿舍房間基本信息，可以進態圖查看，一覽房間信息，房間所在地理位置、樓房棟號、樓房單元情況都可以清楚查看，以及房間內部床位的編輯，是否住滿、房間類型、已住人數都可以實時查看，方便、準確。

3.2.2、宿舍管理：

 登記公司所有宿舍以及宿舍操作的情況。支持對宿舍房源以自動或手工的方式進行批量分配，并需支持將宿舍源分配給總、分公司以及審核公司的分配結果的功能；同時，也能對員工具體的入住情況的信息進行管理和維護，當進人員入住情況查詢時，查詢表格支持直接打印。

3.2.3、宿舍編碼：

東策宿舍支持總分公司宿舍可以根據公司編碼系統后臺對各公司的宿舍樓、樓層、房間、床位進行統一編碼，進行區分，利于宿舍所有信息管理，以編號管理，簡易、方便。

3.2.4、宿舍基本信息查詢：

    宿舍管理員可以按照樓棟號、宿舍號、宿舍類型、當前有無住宿人員以及住宿性別進行數據篩選等對宿舍基本信息的查詢，詳細記錄著宿舍房間的所有信息容量，“序號、房間編號、房間類型、可住人數、已住人數、房間電話、住宿費用、入住、基本操作”等等，可以預覽、查詢、支持導出Excel。宿舍管理系統查詢功能模塊支持：

3.2.5、宿舍字典查詢：

東策宿舍管理系統提供對房間類型、調動原因、住宿人員信息、外來訪問人員信息等字典信息等信息的維護。

3.2.6、宿舍信息修改：

實現對宿舍基本信息的修改。例如：入住人員，入住人員數量、房間類型、住宿、調宿、退宿等其他宿舍情況變更，需要同步宿舍基本情況。

3.2.7、宿舍禁用、啟用：

  管理員可以對宿舍進行禁用操作，禁用后的宿舍將不能被分配給員工住宿；在進行禁用操作時如果該宿舍當前仍有人員住宿，將提醒用戶，當前宿舍不能禁用；默認是啟用，當公司需要特殊處理時，可以支持停用或禁用，在滿足當前房間無人住時或調走該房間人員后才可以使用禁用功能。管理員可以將已禁用的宿舍重新啟用。

3.2.8、宿舍內物品管理：

對所有宿舍內部原有公物（如空調、電視等）的錄入，修改，查詢等操作。

3.2.9、外來人員管理：

東策宿舍管理系支持對入住公司宿舍的外來人員信息的管理，對公司外來人員進行宿舍安排、退宿、調宿等日常宿舍管理功能,以及對公司外來人員住宿信息的維護和信息報表的生成。

3.2.10、遷出管理：

對入住的人員或者某一批人員進行遷出管理，例如：支持對公司批量退宿遷出的功能。

 

3.3、員工信息管理

員工信息管理主要實現對入住員工所有操作處理，包括;添加部門信息、部門信息管理、添加人員信息、人員信息管理、人員信息導入等子模塊。

3.3.1、添加部門信息

添加公司人員基本信息：所屬公司名稱、上級部門、部門編碼、部門名稱、成立時間、部門負責人、錄入時間和備注信息等詳細信息，實現對部門信息的統一管理。

3.3.2、部門信息管理

對部門信息的管理，包括：部門編碼、部門名稱等詳細信息，部門信息詳細到位。

3.3.3、添加人員信息

    是對人員信息的統一管理，進行添加人員信息時，主要包括：姓名、性別、號碼、部門、工號、崗位、入職時間、民族、門禁卡號、住址、以及是否常住等詳細信息的添加，方便管理人員對入住人員信息的管理。

3.3.4、人員信息管理

   是對人員信息的統一管理，在人員信息管理欄中能夠依據部門、宿舍號、房間號以及個人的基本條件，分別進行部門住宿情況統計信息、宿舍號住宿統計信息、個人住宿情況等信息的統計查詢工作。依據宿舍人員信息管理情況提供的數據，可以幫助統計出可住人數、實際入住人數并計算出總入住率。

3.3.5、人員信息導入

  當有新的信息增加時，需要導入系統，進行更新，宿舍管理系統支持人員信息的批量導入。

 

3.3.6、員工基本信息錄入：

   實現員工基本信息情況的登記及宿舍的分配功能。

3.3.7、員工學期注冊管理：

   登記員工在公司期間每半年的宿舍繳費情況。

3.3.8、員工離司管理：

    實現員工離司處理，注銷該員工信息。

3.3.9、員工信息修改：

    實現登記員工基本信息的修改以及員工宿舍變動修改。

3.4、水電費管理

 水電費管理模塊包括：費用標準，水費、電費管理，網絡費管理，房租費管理、統計報表、人員費用信息維護、員工費用查詢等詳細功能。

需要進行“費用系統設置”主要包括：是否啟用水電費免費額度、水費免費額度、電費免費額度、網費免費額度、計費日、開始計費日期是否在上一月以及計費需要根據季度設置標準。費用的合理設置，有助于后期查詢等操作。

然后進行【費用標準設置】設置費用的使用標準，包括：費用名稱、單價標準（有月份和季度要求可供選擇）、錄入信息、錄入人以及備注信息，方便報表的導出與打印，水費、電費、網費分別導出。進入【費用標準信息】進行查看，查看內容包括：水費、電費、網費的標準計費，幫助合理計費，解決宿舍費用信息處理功能。

3.4.1、電費登記

    主要包括：樓房棟號、計算時間、電費免費額度、電費總金額、錄入時間、備注等信息。費用的合理設置，有助于后期查詢等操作。

3.4.2、水費登記

   主要包括：樓房棟號、計算時間、水費免費額度、水費總金額、錄入時間、備注信息等。

3.4.3、整體消費記錄

  包括：公司名稱、地理位置、樓棟房間號、起始時間、結束時間、水電費總額、每人天平均金額、每人天免費金額、實際每人天繳費、實際總費用等詳細信息在內。

3.4.4、個人消費記錄

   從【整體消費記錄】中可以看到整體消費情況，但東策軟件設計專門為【個人消費情況】也有很好的管理，個人消費情況，利于個人水電費等詳細消費情況的處理，包括：樓棟房間號、工號、人員姓名、號、起始時間、結束時間、入住天數等消費記錄信息，方便個人消費信息查詢，以及需要報表打印。

3.4.5、水電費導入

如需信息更新處理，可以水電費導入，根據水電費標準模板，分別實現導入，支持批量導入，及時更新和添加費用信息。

3.4.6、費用標準：

   設置水費、電費、網費的標準，以方便統計使用。

3.4.7、水電費結算

   可以根據用戶實際情況做對應的公式。東策宿舍管理系統：① 能從分公司現有的水、電費自動抄表系統中直接提取數據，然后根據員工在宿舍的住宿天數和費用標準自動計算出每位員工需要承擔的費用，形成水電費分攤表，超出部分可直接對接到EHR系統自動扣除金額；② 分公司沒有自動抄表系統的能夠支持自動抄表功能，也能夠通過excel表導入功能導入水、電、網費數據，然后根據員工在宿舍的住宿天數和費用標準自動計算出每位員工需要承擔的費用，形成水電費分攤表，超出部分可直接對接到EHR系統自動扣除金額；③ 可以設置每月入住不滿天數的不予以分攤。

3.4.8、導入消費信息

   主要導入各項費用使用情況，支持上傳文件，水電費和網費，分別按水費標準模板、電費標準模板、網費標準模板導入操作，詳細記錄留檔。

 

3.5、資產管理

   資產管理主要是對固定資產和私有財產的登記處理。有利于維護和管理公司宿舍固定資產。

3.5.1、資產登記

    對于宿舍固定資產應該給以登記，能夠自定義宿舍資產設備檔案，登記資產的名稱、數量、規格、單位、單價等基本信息。在進行資產登記的時候，可以根據需要進行操作，例如：各分公司根據總部宿舍資產配置標準，勾選適合本公司的固定資產配置內容，然后批量分配給不同的宿舍，也能夠對單個宿舍選擇個性化的資產配置，系統能夠記錄資產配置的時間數。

在進行登記分配資產時，管理人員可以根據宿舍資產分配顏色標記進行具體登記分配操作，當宿舍資產達到標準時顯示綠色，缺少某種配置時顯示為黃色，可以依據資產分配標準進行添加分配補充。這樣操作設置方便日后管理，各個房間的固定資產作為宿舍成員，應該給以愛護。宿舍分配的管理人員應該仔細做好數據登記工作。

3.5.2、固定資產信息

    主要方便于查看和維護、更新，根據詳細各個房間編號固定資產信息登記，系統能夠統計出每個宿舍、每種資產的的資產配置情況，并且自動以報表格式呈現，在系統中也可以根據系統字段自定義其他各公司和部門的資產管理情況，查看報表格式，便于查詢和修改操作。

  

3.6、低耗品管理

3.6.1、分類管理

宿舍低耗品分類管理功能，主要實現對低耗品的分類做統一處理，例如：保安用品、保潔用品、宿舍維修備件、辦公用品等主要易耗品的分類做統一管理。

 

3.6.2、物品管理

低耗品物品管理，主要登記管理各個分公司對各類低耗品物品的領用以及主要詳盡信息的統一管理。 

3.6.3、低庫存預警

宿舍管理系統中低耗品管理子系統對低耗品進行統一管理，當有低耗品被領用時則相對應物品數量進行更新，當出現低耗品的實際數量低于預存數量數字時，系統會提示預警，提醒該低耗品需要進行添加采購，這樣才能保證庫存數能夠時刻滿足宿舍易耗品使用正常運轉。

3.7、宿舍衛生管理

    衛生管理模塊主要實現對不同時段對各個宿舍的衛生檢查登記，評分，以及報表的打印導出功能，對宿舍衛生標準各個房間的表現程度，相對應進行懲獎操作。

3.8、違紀管理

    宿舍違紀行為的出現影響企業對人員的管理。降低人員宿舍違紀行為的發生，是提高企業人員素質和企業形象的重要環節。在對各大類型企業宿舍違紀行為進行收集的同時，還應該加強管理，堅持高品質企業文化。東策設計通過對各大企業人員宿舍所存在的主要的違紀行為進行分析，針對問題提出了一些意見和建議，能夠幫助改善各大類型企業宿舍違紀情況，讓人員在安定和諧的企業文化中自我提升和生活休息。

違紀管理模塊主要實現對違反宿舍管理條例人員的處理情況登記，違紀管理功能支持公司管理人員以及樓棟管理員對人員宿舍的違章違紀情況的維護功能，以及查詢相關人員違紀情況，并且支持違紀情況報表的打印。

3.8.1、違紀信息

  登記違紀宿舍的信息：房間編號、時間、違紀關鍵字、姓名、性別、部門以及所屬分公司等信息，以方便后期違紀信息的查詢和處理工作，系統對違紀信息進行維護功能，對所有違紀信息做統一登記處理，需要時，支持違紀信息報表打印功能。

3.8.2、違紀登記

處理違紀事項，也必須違紀登記：姓名、性別、工號、所屬部門、樓房棟號、時間、違紀詳情、是否處理等登記情況。

3.9、維修管理

    企業宿舍能夠反映企業人員的生存現狀，其管理成效關系著企業人員的品德和生活良好習慣的養成。如何將高思想品質潛移默化地融入企業人員宿舍管理中，對于凈化企業文化，培養高素質文化企業形象有十分重要的意義，而東策宿舍管理本著對企業人員的生活的合理管理以及企業良好形象發展起促進作用。宿舍共同財產的維護與維修，能夠更好地為企業人員的生活帶來良好環境。維修管理部分詳細功能操作實現如下：

3.9.1、報修登記

    當宿舍財產或者是樓房共同財產損壞影響企業人員正常生活時，登記財產報修情況，便于宿舍管理與財產的管理，員工在釘釘常用功能中和PC端對宿舍損壞的設施或水電暖情況進行報修，報修單可直接發給的維修人員或人員組，維修人員接單處理完畢后可以直接進行回復，同時系統應對這些數據進行記錄并可查詢統計。員工報修后，對應的宿舍自動變為紅色，雙擊可顯示具體報修情況，也能夠統計出當時所有宿舍報修情況清單。

 

3.9.2、報修申請記錄

   當宿舍財產出現損壞時，需要提交報修申請，詳細記錄報修的情況，包括：樓房號、報修人姓名、責任人、是否賠償，在報修申請登記后，由維修師傅進行維修。

3.9.3、報修查詢

   系統能夠統計出某時間段內各個宿舍或每種資產的公司和集團級維修記錄臺賬。管理員可以根據需要查詢的條件，查找出未完成的報修單，根據需要可以進行查詢結果打印。查詢結果包括各項詳細信息：姓名、工號、、宿舍號、報修內容、以及維修人員進行維修后的信息完善（維修人員姓名、、維修是否完成）等信息。

3.9.4、維修品管理

     宿管接到維修申請后，打印單據，通知維修員進行維修，維修員使用需要維修的該備品進行維修，維修完畢后宿管將使用備品和維修情況錄入到系統中，系統自動依據維修品使用的情況扣減庫存。需提供報修單打印功能給維修人根據單據維修并填寫相關維修品，完成后交宿舍管理員簽字確認。

3.9.5、維修管理模塊：

    包括維修登記、賠償管理兩大功能。

3.9.6、維修登記：

    實現對樓房宿舍維修的登記管理。

3.9.7、賠償管理：

    實現對樓房宿舍物品損壞賠償的登記管理，制定相對應的賠償懲罰管理標準。

 

3.10、出入登記管理

企業人員一般都比較多，實行企業宿舍人員出入登記，有利于企業人員安全管理，良好的生活安全環境，更能幫助企業管理工作的開展。公寓物品出入登記和人員進出登記是在宿舍管理中的組成部分。東策宿舍出入登記管理相當穩定，適合長期登記使用，數據不容易丟失，并且操作快捷，能大大幫助企業宿舍管理。出入登記主要針對員工等物品出入登記，外來人員登記信息的處理等。出入登記主要功能詳情如下：

3.10.1、人員來訪登記

  是極大地為宿舍成員安全考慮，便于查詢和登記，拒絕安全隱患。來訪者登記，可以大大提高宿舍的安全管理，詳細登記：來訪者姓名、性別、來訪房間號、來訪時間、所尋人、來訪緣由等信息，登記好信息，確認沒有疑慮后方可實行訪問。系統自動生成報表，支持來訪登記操作統一管理。

3.10.2、來訪人員列表

是對來訪人員的信息的預覽、查詢等功能的使用，可以詳細的查看來訪人員的信息以及來訪時間，系統支持按日期、樓棟號等查詢條件進行出入登記管理的查詢，也可以按列表方式呈現，支持列表式打印。

3.11、報表管理

    東策宿舍系統報表管理模塊包括：預警累報表打印、導入報表類打印、查詢類報表主要三大模塊報表打印功能。報表是數據庫應用程序設計中非常重要的一部份，數據庫應用程序通常都要生成報表，并且把所需信息打印出來，方便用戶存檔等得方面上的管理。以下為該模塊下面的部分各個小模塊的詳細設計。

3.11.1、員工信息報表

     能夠實現某員工詳細基本情況的查詢打印。當因為某些原因需要查詢某員工信息時，可以調用該功能模塊來實現。

 

3.11.2、離職未退宿清單

對員工已經離職但未正常辦理退宿的人員，進行統一信息管理，生成報表，并能夠對管理員進行提示，提示管理員需要進行處理。

 

3.11.3、人員檔案已同步至宿舍管理系統待辦理入住人員清單

     對人員檔案已經同步至宿舍管理系統卻未及時辦理入住的人員的信息進行統一管   理，并且當有人員檔案已經同步到系統，在規定時間內還沒來得及辦理入住的，系統進行提示，提示管理員，請及時處理。

3.11.4、報修未修清單

對已經申請宿舍物品維修但未修的維修清單進行管理操作，當有未修清單在系統內，未及時進行維修管理的，系統報表提示管理員，有維修清單未修理，需要及時進行處理。

3.11.5、固定資產備品備件底庫存預警

在維修管理中，管理員對申請的維修清單進行審核，審核通過后，通知維修人員進行維修處理，維修品的固定資產備品也需要及時進行更新數據，當維修品庫存數量低于庫存數量時，維修人員進行物品領取登記后，系統提示需要及時更新維修品物品數量。

3.11.6、住宿、調宿人員匯總表

對住宿和調宿人員情況信息管理匯總，匯總信息生成報表，當集團內部人員基本信息和人員狀態自動從總部EHR同步和更新，人員在不同公司間調動時人員信息也能自動調出、調入或更新不同公司狀態，人員在同一公司不同部門間調動時系統也能夠自動更新部門屬性以及支持按查詢條件進行查詢的結果進行人員匯總報表生成，支持報表打印。

3.11.7、宿舍交費情況報表管理

    該模塊實現的是對員工每學期所交納住宿費的一個詳細情況的查詢。在員工提交辭職準備離開公司時可以通過該功能模塊來查詢一下，哪些人員還欠有公司住宿費，在其交清之前將不準其離開宿舍，已交清的人員就可以進行離司手續的辦理了。 一般來說我們真正需要并且有用的信息就是未交清住宿費的員工清單，在員工離開時可以通過此單來收取員工補交的住宿費等。

 

3.11.8、費用結算表（住宿費、水電費、網費等）

    對住宿人員費用結算，進行費用標準模板公式進行住宿費、水電費、網費等費用結算，

支持按系統字段自定義其他各分公司和部門的水電費管理報表的查詢，和對需要查詢的費用信息進行查詢，以及查詢結果可視化報表呈現，支持結果打印。

3.11.9、空床位報表

    東策宿舍管理系統，自動實時進行更新，對宿舍系統中空床位信息進行統計，實現空床位信息匯總，例如：調離或離職的人員床位信息，如果管理員手工未及時更新，當系統檢測到時系統會自動將床位設置為空。當需要進行宿舍安排時，只需要按實際情況對照空床位表進行合適的人員住宿安排處理。

3.11.10、員工物品出入報表

    能夠實現查詢某員工物品出入宿舍樓房的詳細信息。如果想查看一下該員工一段時間內的出樓情況，可以通過該窗口來實現。

3.11.11、住宿信息報表

    能夠將某宿舍的詳細員工住宿情況打印出來。在某些情況下如果需要查看某個宿舍的詳細員工情況可以調用該窗體實現報表打印功能。

3.11.12、來訪信息報表

   主要實現的是將某個時間內所有來訪人員的詳細信息打印出來，以便于查詢某些信息。

3.11.13、獎罰報表

東策宿舍管理系統能夠制定宿舍檢查的標準、宿舍固定資產破壞賠償懲罰的標準和宿舍優秀員工表現的給以獎勵，即宿舍管理獎罰報表管理可以制定檢查報表、懲罰報表、獎勵報表功能，也能夠支持后臺獎罰數據批量導入，對宿舍維護進行統一報表管理。

3.12、軟件關鍵技術及實現

 1.本軟件主要針對大型工廠，涉及多個分部、多個廠區、多個宿舍區跨區域管理，本軟件產品采用大數據集中管理，提供智能云平臺系統，供多個地域、多個宿舍區、多個管理員分布式管理，同時提供高級管理部門隨時調取各地報表信息。

2.本軟件集中解決了，宿舍管理跨區域、多樓棟、多床位的復雜管理，數據集中處理、人員分散管理，住宿信息一目了然，大大提升管理部門的工作效率及準確率。

3.軟件可以和門禁系統結合對宿舍住宿人員采用身份識別，只有本宿舍住宿的人員才可以合法進入，同時可以根據自行設置的時間節點，提供到時未歸人員報表，給管理人員提供安全預警。

3.13、數據庫管理

1.本系統采用MYSQL大型數據庫對數據進行存儲，用戶信息及住宿信息都可以自由導出備份。

2.系統本身提供了數據庫備份工具，可以自行對系統的所有數據進行備份處理。日后可以根據備份時間節點進行數據恢復。

3．數據安全性

1.軟件系統安裝到客戶內部安全性比較好的服務器，或者內外網隔離以確保數據的安全性。

2.如果系統需要提供互聯網服務，可以采用國內安全性比較好的IDC機房托管。

3.14、導出數據

    本軟件中所有可以打印預覽的報表及單據都支持在線導出為多種格式的文件，以供用戶通過其他軟件調用及數據加工處理。

3.14.1.軟件支持導出格式

Excel文件

PDF文件

RTF文件（寫字板文件）

CVS文件(逗號分割的文本文件)

HTML文件(網頁文件)

圖像文件(TIFF圖片、BMP圖片、JPEG圖片、PNG圖片)